Produkt-Updates

Sichtbar, wer eine Dauerbestellung verwaltet

Zu jeder Dauerbestellung ist jetzt sichtbar, wer sie verwaltet, das Kind selbst oder die Schule. Eltern erkennen in der App, welche Dauerbestellungen die Schule angelegt hat, und können nur noch die eigenen löschen.

Nur noch eine Erinnerung vor Ablauf

Läuft ein Dauerauftrag aus, erhalten Eltern nur noch eine Erinnerung, drei Tage vorher.

Finanzübersicht für einen frei wählbaren Zeitraum

Ein neuer Bericht zeigt Verkäufe, Erstattungen, offene Forderungen, offene Verbindlichkeiten sowie Ein- und Auszahlungen, jeweils getrennt nach dem gewählten und den vorherigen Zeiträumen. Er lässt sich auf einzelne Organisationen filtern, ist rückwirkend reproduzierbar und als CSV, Excel und PDF exportierbar.

Auswertungen je Buchführungsart

Es gibt zwei Auswertungen zum Weitergeben an die Steuerberatung. Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zählt nach dem Zuflussprinzip jeden im Zeitraum bezahlten Beleg. Die doppelte Buchführung zählt nach Belegdatum und weist zusätzlich die Bestände zum Stichtag aus: offene Forderungen, offene Erstattungen und beim Kiosk die Pfandverbindlichkeit. Beide gibt es als CSV, Excel und PDF.

Zahlen nach Produktart

Beide Finanzübersichten weisen jede Zahl nach Produktart aus, also Essen, Karten und Kiosk-Produkte, statt eines Sammelbetrags. Eine Produktart ohne Umsatz im Zeitraum behält ihre Spalte, der Organisationsfilter ändert nur die Zahlen, nie die Spalten.

Erklärte Zahlen

Alle bestellbezogenen Auswertungen weisen darauf hin, dass sich Zahlen noch ändern können, etwa bei späterer Stornierung oder Erstattung. Neue Hinweise nennen zu jeder Zeile das zugeordnete Belegdatum und ab wann der Stand feststeht.

Preisregeln mit UND, ODER und Gruppen

Die Bedingungen einer Preisregel lassen sich mit Alle (UND) statt nur mit Mindestens eine (ODER) verknüpfen und zu Gruppen verschachteln. Damit sind auch Regeln wie „kein gültiger BuT-Bescheid und keines der Mitarbeiter-Merkmale“ oder Kombinationen daraus abbildbar.

BuT-Preisregeln folgen der Kantine

Die Produkte einer Kantine landen automatisch in den BuT-Preisregeln aller Organisationen, die diese Kantine nutzen. Ein neues Menülinien-Produkt wird auf Wunsch direkt allen betroffenen Preisregeln zugewiesen, ein gelöschtes daraus entfernt, und beim Kantinenwechsel werden die Zuweisungen angepasst. Das manuelle Nachpflegen entfällt.

Bildung und Teilhabe von Anfang an eingerichtet

Neue Organisationen erhalten die BuT-Preisregel automatisch und bereits auf die vorhandenen Menülinien-Produkte der Kantine angewendet. Sie muss nicht mehr von Hand angelegt werden und bleibt frei benenn-, änder- und löschbar.

BuT-Zeiträume in allen Kundenberichten

Statt eines einzelnen Datums listen die Berichte jetzt alle gültigen BuT-Bescheide als Zeiträume, sortier- und filterbar nach Zeitraum und danach, ob ein Bescheid vorliegt. Abgelaufene Bescheide fallen aus der Liste.

Erste Karte kostenlos

Auf Wunsch ist die erste Mensakarte je Kind kostenlos, die Kartengebühr fällt dann erst ab der zweiten Karte an, unabhängig davon, ob die Karte selbst bestellt oder für das Kind angelegt wird. Der Bestellablauf zeigt den Preis schon vor der Bestellung an und überspringt bei 0,00 EUR die Aufladung. Diese Einstellung wird pro Einrichtung eingerichtet, bei Bedarf über den Betreiber-Support.

Ein verlässliches Lieferdatum

Das voraussichtliche Lieferdatum einer bestellten Karte ist jetzt überall gleich sichtbar, im Bestellschritt, auf der Bestätigung, in der Kartenansicht und in der Kundenliste. Die angenommene Postlaufzeit wurde an den realen Versand angepasst, sodass das Datum häufiger hält.

E-Mail beim Versand

Sobald die Karte das Werk verlässt, geht am nächsten Morgen eine E-Mail mit Versanddatum und voraussichtlichem Lieferdatum raus. Auch die Bestellbestätigung nennt jetzt ein konkretes Lieferdatum statt einer vagen Spanne.

Hilfe, wenn die Karte nicht ankommt

Ist das voraussichtliche Lieferdatum erreicht, führt „Karte nicht angekommen?“ zu einem Hinweis mit einem konkreten Datum, bis zu dem noch abgewartet werden sollte, und von dort direkt zum Support.

Pfand zählt nicht mehr aufs Limit

Legen Eltern im Eltern-Login ein Ausgabelimit für den Kiosk fest, begrenzt es ab sofort nur noch den Warenwert eines Kaufs. Das Pfand eines Produkts verbraucht kein Limit, weder beim Kauf selbst noch bei den Ausgaben, die im laufenden Zeitraum bereits angerechnet sind.

Ein Hinweis im Dialog nennt die Regel direkt dort, wo der maximale Betrag eingetragen wird.

Erstattungen werden beim Limit berücksichtigt

Wird eine Position einer Kiosk-Bestellung erstattet, belastet sie das Ausgabelimit nicht länger in voller Höhe. Das am Terminal angezeigte Restlimit und die Prüfung beim nächsten Kauf rechnen beide mit der Erstattung.

Alle Kundendisplays an einem Ort

Inhalte, Playlists und Sendepläne liegen jetzt im Bereich Kommunikation und gelten dort für alle Terminals, die Sie verwalten. Über Kommunikationsgruppen ist festgelegt, welches Terminal welche Inhalte zeigt, sodass sich mehrere Betreiber nicht mehr gegenseitig das Display überschreiben.

Rollen nur fürs Display

Zwei neue Rollen geben Zugriff auf die Kundendisplays, wahlweise nur lesend oder mit Bearbeitung. So lässt sich die Display-Verwaltung gezielt vergeben, ohne weitere Rechte mitzugeben.

Sendepläne einfacher planen

Ein Terminal wird direkt im Sendeplan ausgewählt und spielt genau einen Sendeplan. Die Anzeigedauer legen Sie pro Inhalt in Sekunden fest, Videos laufen in voller Länge, und Lücken zeigen automatisch den Begrüßungsbildschirm.

Wochenansicht mit Prioritäten

Die Playlists eines Sendeplans sind nach Priorität sortiert, die oberste läuft zuerst. Die Wochenansicht zeigt Überschneidungen, Lücken und das Enddatum und lässt einzelne Playlists ein- und ausblenden.

Guthaben auf dem Kundendisplay ausblenden

Pro Terminal lässt sich einstellen, dass das Guthaben nicht mehr auf dem Kundendisplay erscheint. Die Begrüßung mit dem Namen bleibt, die Ansicht des Personals ändert sich nicht. Die Einstellung gilt in Kantinen- und Kioskmodus und bleibt über Abmeldung und Neustart erhalten.

Kartenscan bucht den laufenden Verkauf nicht mehr um

Ist ein Kunde bereits erkannt, lässt sich einstellen, dass jeder weitere Kartenscan ignoriert wird. Ein zweites Kind kann einen laufenden Verkauf damit nicht mehr versehentlich auf sich umbuchen, ein kurzer Hinweis mit Vibration meldet den ignorierten Scan.

Vollständiger Vor- und Nachname

Bei Ausgabe, Direktbestellung und Kundensuche zeigt das Terminal wieder Vor- und Nachnamen, sodass sich gleiche Namen unterscheiden lassen. Auf dem Kundendisplay bleibt die altersgerechte Anrede erhalten.

Start im zuletzt genutzten Modus

Nach einem Neustart öffnet das Terminal wieder den Bereich, in dem zuletzt gearbeitet wurde, Kantine oder Kiosk, sofern dieser Modus für das Terminal konfiguriert ist.

Transaktionsverlauf: komplette Historie, längere Zeiträume

Der Transaktionsverlauf eines Guthabenkontos zeigt die vollständige Historie statt nur der letzten 90 Tage, mit Seitenzahlen und Zeitraumfilter. Auswerten lässt er sich über bis zu 366 Tage, also die letzten 90 Tage, das laufende und das vergangene Jahr in einem Zug. Zusammenfassung und Zeilen sprechen zudem klarer von Verkäufen und Käufen.

Bericht über stornierte Essensbestellungen

Caterer sehen alle stornierten und erstatteten Essensbestellungen pro Kunde, mit Ausgabedatum, Kantine, Menülinie, Klasse und Status sowie wer wann mit welchem Kommentar storniert hat. Der Bericht ist filter-, sortier- und exportierbar und für alle Caterer freigeschaltet.

Neue Filter in den Bestellberichten

Die Bestellberichte lassen sich nach Allergien filtern, und im Caterer-Bericht für einen Datumsbereich lässt sich auf eine einzelne Preisregel eingrenzen. Die gewählte Regel steht im Titel und im Dateinamen des Exports.

E-Mail-Berichte mit eigenem Betreff

Jeder automatische E-Mail-Bericht hat einen eigenen, änderbaren Betreff. Die Vorschau zeigt den Zeitraum des nächsten Versands statt des heutigen.

Summen im Bericht der täglichen Essensbestellungen

Der Caterer-Bericht der Essensbestellungen pro Tag endet jetzt mit einer Summe je Menülinie und einer Gesamtsumme über alle Seiten, passend zu den gesetzten Filtern. Solange noch storniert werden kann, sind die Summen als vorläufig gekennzeichnet.

Bestellungen vor versehentlichem Löschen geschützt

Ein Menülinien-Produkt kann nicht mehr aus einer Menülinie entfernt werden, solange für künftige Ausgabetage noch Bestellungen dafür vorliegen. Die Meldung nennt die betroffenen Ausgabetage.

Bestätigung vor Massenstornierungen

Bevor eine Sperrregel, das Löschen eines Essens oder das Löschen eines Dauerauftrags viele Bestellungen storniert und erstattet, muss die Anzahl der betroffenen Bestellungen zur Bestätigung eingetippt werden.

Auszahlungs-E-Mails an frei gewählte Empfänger

Bei Caterern und Kiosken lässt sich festlegen, wer per E-Mail über Auszahlungen des Guthabenkontos informiert wird, bis zu fünf Adressen, auch ohne Dashboard-Zugang. Ohne hinterlegte Empfänger wird keine E-Mail versendet.

Kiosk-Produktbilder sauber freigestellt

Automatisch erzeugte Produktbilder für den Kiosk erscheinen jetzt ohne Hintergrund und Schatten. Liefert die Erzeugung kein brauchbares Ergebnis, bleibt der zugeschnittene Upload sichtbar.

Schnellere Ladezeiten und stabilere Abläufe

Im Hintergrund haben wir zahlreiche Details verbessert. Bestellungen, Zahlungen und Erstattungen werden zuverlässiger verarbeitet, und die Kundenzahlen stimmen in allen Berichten und Ansichten. Schlägt das Laden der Daten einmal fehl, bleiben Sie angemeldet und sehen eine Hinweismeldung.

Verhalten des erkannten Kunden pro Terminal einstellen

Drei neue Einstellungen legen pro Terminal fest, ob der erkannte Kunde automatisch entfernt wird: beim Wechsel zwischen Kantine und Kiosk, nach Verkauf und Essensausgabe sowie nach einer Erstattung. Alle drei sind standardmäßig aktiv.

Geändert werden sie in den lokalen Einstellungen am Gerät, und die Auswahl bleibt dort auch über eine Abmeldung hinweg erhalten. Jede Einstellung erklärt sich über einen Tooltip, ebenso die Kachelgröße und das haptische Feedback.

Der Weg Kiosk öffnen aus der Essensausgabe nimmt den erkannten Kunden bewusst mit. Für den Kioskkauf ist dort also kein zweiter Kartenscan nötig.

Zuletzt bediente Kunden erneut öffnen

Über die Liste der zuletzt bedienten Kunden lässt sich eine Essensausgabe erneut öffnen. Der Kunde wird dabei wieder erkannt, ohne dass eine zweite Ausgabe ausgelöst wird. Folgeaktionen am Tresen kosten damit keinen weiteren Kartenscan.

Albanisch als neue Sprache

Die Oberfläche steht zusätzlich auf Albanisch (Shqip) zur Verfügung, in der App wie in den Systemmeldungen. Die Sprache lässt sich jederzeit im Menü umschalten.

Schnellere Ladezeiten und stabilere Abläufe

Bei der Essensausgabe erscheinen die Bestandteile eines Menüs wieder in der konfigurierten Reihenfolge, im Ausgabedialog, auf dem Kundendisplay und in der Direktbestellung. Ein Kiosk-Verkauf direkt nach dem ersten wird nicht mehr wegen zu geringem Guthaben abgelehnt, weil das Guthaben sofort aktualisiert wird. Und scheitert die Erkennung an einer technischen Störung, meldet das Terminal jetzt einen technischen Fehler, statt zum erneuten Auflegen der Karte aufzufordern.

Essensbestellungen pro Kunde für Caterer

Caterer sehen jede einzelne Essensbestellung über alle ihre Kantinen hinweg in einem Bericht, mit Ausgabedatum, Kantine, Name, Menülinie, Klasse und Allergien. Der Bericht ist filter- und sortierbar und lässt sich exportieren.

Damit ist die Vorbereitung der Ausgabe ohne Rückfrage bei der Einrichtung möglich, auch wenn mehrere Kantinen zusammen beliefert werden.

Telefonnummer der Nutzer

Pro Einrichtung ist einstellbar, ob Nutzer eine Telefonnummer angeben: deaktiviert, optional oder erforderlich. Die Angabe wird beim Anlegen eines Kunden abgefragt.

Steht die Einstellung auf erforderlich, werden auch bestehende Nutzer nachträglich danach gefragt, sobald sie die App das nächste Mal öffnen.

Kundenkontaktdaten statt nur E-Mail

Der bisherige Kunden-E-Mail-Bericht heißt jetzt Kundenkontaktdaten und enthält zusätzlich die Telefonnummer und die Marketing-Einwilligung. Er steht Caterern und Einrichtungen zur Verfügung.

Neu ist außerdem die Variante Alle Kunden (mit E-Mail und Telefon). Beide Berichte werden pro Einrichtung freigeschaltet, bei Bedarf über den Betreiber-Support.

Bestellübersicht automatisch per E-Mail

Caterer erhalten die Bestellzahlen je Menülinie und Ausgabetag jetzt automatisch per E-Mail, ohne sich im Dashboard anzumelden. Versandzeitpunkt, Zeitraum und die berücksichtigten Kantinen sind frei einstellbar.

Die E-Mail nutzt denselben Zeitplan wie die übrigen automatischen Berichte und lässt sich unter Berichte im Tab E-Mail-Berichte anlegen, duplizieren und wieder abschalten.

Fehlbuchungen an der Ausgabe korrigieren

Wird ein Essen versehentlich ausgegeben, lässt sich die Ausgabe über die Ausgabe-Historie am Terminal zurücknehmen. Die Bestellung gilt danach wieder als offen und das Essen ist erneut abholbar.

Eine falsch erfasste Direktbestellung lässt sich an derselben Stelle erstatten. Der Betrag geht auf das Guthabenkonto des Kindes zurück, ohne Umweg über das Dashboard.

Kundendisplay in neuem Design

Die Ergebnis-Bildschirme am Kundendisplay zeigen die Rückmeldung jetzt als Animation auf einer ganzflächigen Farbfläche, von der Begrüßung über die erfolgreiche Ausgabe bis zur Fehlermeldung.

Kartenfehler nennen zusätzlich den nächsten Schritt. Eine unbekannte Karte weist zum Beispiel darauf hin, dass sie zuerst in der App mit dem Kind verknüpft werden muss, statt nur einen Fehler zu melden.

Kartenbestellung bei knappem Guthaben

Reicht das Guthaben für die Bestellung einer Mensakarte nicht aus, bricht der Vorgang nicht mehr mit einer Fehlermeldung ab. Die App nennt stattdessen den fehlenden Betrag und führt zum Aufladen, sodass die Bestellung danach direkt abgeschlossen werden kann.

Ausgabestatus je Menülinie

Die drei Kacheln am Kantinen-Terminal zeigen jetzt Vorbestellungen, Direktbestellungen und Gesamt, jeweils mit der offenen Anzahl und der Angabe „X von Y ausgegeben“. Ein Tippen öffnet den Ausgabestatus mit der Aufschlüsselung je Menülinie: abgeholt, Direktbestellungen, offen und gesamt, inklusive der Menülinien, für die noch nichts bestellt wurde.

Direktbestellungen an der Kantine werden außerdem dem Terminal zugeordnet, an dem sie verkauft wurden. In den Berichten ist damit nachvollziehbar, wo ein Verkauf stattgefunden hat.

Letzte Ausgaben und letzte Kunden

Statt des Scan-Bildes zeigt das Terminal die in den letzten fünf Minuten ausgegebenen Essen mit Name und Menülinie, Vorbestellungen wie Sofort-Abholungen. Ist der letzte Eintrag älter als fünf Minuten, erscheint automatisch wieder das Scan-Bild. Die Liste gilt pro Terminal und pro Ausgabetag.

Über Letzte Kunden im Terminal-Header lässt sich jedes Kind der letzten fünf Minuten aus beiden Modi ohne neuen Scan wieder aufrufen. In der Ausgabeliste und auf dem Kundendisplay richten sich Name und Anrede nach Alter, jüngere Gäste werden mit Vornamen und „du“ angesprochen, ab 21 Jahren mit Nachnamen und „Sie“.

Kunde bleibt beim Moduswechsel erhalten

Der erkannte Kunde geht beim Wechsel zwischen Kiosk- und Kantinenmodus nicht mehr verloren. Wird eine Karte im Kioskmodus gescannt und danach in den Ausgabemodus gewechselt, erfolgt die Essensausgabe automatisch, ohne erneutes Scannen.

Kiosk-Button und Verhalten ohne Bestellung

Pro Terminal ist einstellbar, was passiert, wenn ein Kind für heute keine Bestellung hat: Fehlerdialog ohne Direktbestellung, Fehlerdialog mit Direktbestellungs-Button oder direktes Öffnen der Direktbestellung.

Ebenfalls pro Terminal einstellbar ist, ob im Ausgabemodus ein Kiosk-Button angeboten wird, mit und ohne vorhandene Bestellung. Der Button übernimmt das bereits erkannte Kind in den Kioskmodus und erscheint nur, wenn dem Terminal ein Kiosk zugewiesen ist. Terminals lassen sich außerdem nachträglich umbenennen, und die Einstellungen sind in eigene Bereiche für Kantine und Kiosk gegliedert, inklusive PIN-Abfrage und PIN-Gültigkeit in Minuten.

Nicht bezahlte Bestellungen jetzt ausgeben

Bestellungen, deren Zahlung erst später am Tag ausgeführt wird, etwa bei Menülinien mit Stornofrist am Mittag, wurden beim Scannen als „kein Essen bestellt“ gemeldet und ließen sich auch per Direktbestellung nicht ausgeben. Sie werden jetzt gefunden, direkt an der Ausgabe bezahlt und im selben Scan ausgegeben.

Kioskkäufe 50 % schneller

Alle Geldbewegungen laufen jetzt über ein zentrales Transaktionssystem. Zahlungen werden im Hintergrund ausgeführt und bei vorübergehenden Störungen automatisch wiederholt, bis sie durchgehen. Kioskkäufe am Terminal sind dadurch 50 % schneller als zuvor.

Schnellere Ladezeiten und stabilere Abläufe

Im Hintergrund haben wir zahlreiche Detailverbesserungen umgesetzt: Bestellungen, Zahlungen und Erstattungen werden zuverlässiger verarbeitet, Terminals und Kiosk laden Inhalte wieder verlässlich nach einem Neustart, und Kundenzahlen stimmen jetzt in allen Berichten und Ansichten. Bei jeder Anmeldung werden zudem die lokalen Daten der vorherigen Sitzung gelöscht, sodass auf gemeinsam genutzten Geräten keine Kunden- oder Ausgabedaten übernommen werden.

Kassenmeldung nach § 146a Abs. 4 AO

Im Dialog Terminal anzeigen gibt es jetzt die Ansicht Kassenmeldung (§ 146a Abs. 4 AO) mit allen Angaben für das ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“: Art, Software, Software-Version, Seriennummer, Hersteller, Modell sowie Anschaffung und Inbetriebnahme des Aufzeichnungssystems, dazu Bauform, BSI-Zertifizierungs-ID, Seriennummer und Inbetriebnahme der TSE.

Jeder Wert lässt sich einzeln kopieren, alternativ der komplette Block auf einmal. Ein Hinweis erklärt, dass sich mehrere Terminals dasselbe Aufzeichnungssystem teilen können und dieses dann nur einmal gemeldet werden muss. Bisher war lediglich die Seriennummer der TSE sichtbar, alle übrigen Werte mussten beim Support erfragt werden.

TSE-Seriennummern direkt am Terminal

Der Dialog Terminal anzeigen zeigt jetzt die Seriennummer der TSE, mit der das Terminal seine Kiosk-Verkäufe signiert, vollständig und mit Kopier-Button, oder einen Strich, wenn keine TSE verbunden ist. Bisher musste man dafür erst den Kiosk und dann die zugehörige TSE öffnen.

Auch im TSE-Dialog selbst erscheint die Seriennummer nicht mehr auf die letzten sechs Zeichen gekürzt, sondern vollständig, ebenfalls mit Kopier-Button. Ein Abgleich mit dem Finanzamt ist damit direkt möglich. Eine endgültig stillgelegte TSE lässt sich nicht mehr versehentlich bearbeiten.

Rechtliche Angaben für Caterer

Für Caterer lassen sich jetzt rechtlicher Name, Anschrift und Steueridentifikation, also Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer, hinterlegen, bearbeiten und einsehen. Die TSE-Einrichtung nutzt dieselben Angaben, und sie erscheinen auf Rechnungen und Belegen.

Ob ein Caterer überhaupt Rechnungen ausstellt, ist pro Caterer festgelegt. Ist die Option aktiv, werden die rechtlichen Angaben verpflichtend erfasst. Ist sie deaktiviert, werden für die Bestellungen dieses Caterers keine Rechnungen erzeugt.

Berichte mit eigenem Zeitplan

Einrichtungen, Caterer, Kantinen und Kioske können sich Berichte ab sofort automatisch per E-Mail zusenden lassen. Der Zeitplan ist frei wählbar, täglich, wöchentlich oder monatlich, jeweils mit Intervall, Wochentagen und Uhrzeit in der eigenen Zeitzone.

Empfänger sind bis zu fünf beliebige Adressen, auch ohne Dashboard-Zugang. Eine Vorschau zeigt die fertige E-Mail vor dem Speichern, und einzelne Berichte lassen sich aktivieren, duplizieren und löschen. Zu finden unter Berichte im Tab E-Mail-Berichte. Das Empfängerfeld schlägt dabei die Adressen der Personen vor, die bereits Zugriff haben, freie Eingabe bleibt möglich.

BuT-Bescheide, die bald ablaufen

Das Sekretariat erhält automatisch eine Liste aller Kinder, deren genehmigter BuT-Bescheid heute oder innerhalb einer frei wählbaren Anzahl von Tagen abläuft, sortiert nach dem nächsten Ablaufdatum, mit Name, Klasse und Restlaufzeit. Auf Wunsch entfällt die E-Mail, wenn gerade kein Bescheid ansteht.

Guthaben, das knapp wird

Das Sekretariat wird automatisch über alle Kinder informiert, deren verfügbares Guthaben unter einen frei wählbaren Betrag fällt, damit niemand am Ausgabepunkt mit leerem Konto auffällt. Der Bericht ist unabhängig von den Erinnerungen, die Eltern selbst einstellen oder abschalten. Mehrere Berichte mit unterschiedlichen Beträgen und Empfängern sind möglich.

Speiseplan als Excel bearbeiten

Im Menüplaner lässt sich der Speiseplan jetzt als Excel-Datei herunterladen, für einen frei wählbaren Zeitraum bis zu einem Jahr, ausgewählte Wochentage und ausgewählte Menülinien. Die Datei enthält Haupt- und Nebenspeisen samt Kürzeln für Zusatzstoffe und Allergene. Tage ohne Menü bleiben als leere Zeile stehen, sodass sich die Datei direkt als Vorlage befüllen lässt.

Die bearbeitete Datei wird über denselben Weg wieder hochgeladen. Eine Vorschau zeigt vorab, wie viele Menüs für wie viele Menülinien angelegt werden, wie viele bestehende Menüs überschrieben werden, welche neuen Speisen dabei entstehen und welche Zeilen mit welcher Begründung übersprungen werden, jeweils mit Zeilennummer, Datum und Menülinie. Noch nicht vorhandene Speisen legt der Import automatisch an.

Eindeutige Kürzel und Namen

Beim Anlegen und Bearbeiten weist das Formular direkt darauf hin, wenn ein Kürzel für Zusatzstoffe oder Allergene bereits vergeben ist. Damit lassen sich die Kürzel aus einer importierten Datei eindeutig zuordnen.

Speisen, Speisemerkmale und Kundenmerkmale können außerdem nicht mehr doppelt angelegt werden, wobei Groß- und Kleinschreibung und Leerzeichen ignoriert werden. Bereits vorhandene Dubletten wurden zusammengeführt und ihre Allergene und Zusatzstoffe dabei vollständig übernommen. Die Allergenangaben einer Speise hängen damit nicht mehr davon ab, welche Kopie ausgewählt wurde.

Speiseplan in der App ausblenden

Die Einstellung „Essensvorbestellungen“ hat eine dritte Option: Vorbestellungen deaktiviert und Speiseplan in der App ausgeblendet. Die Einstiege in Kundenübersicht und Bestellhistorie entfallen dann, und wer die Seite direkt aufruft, sieht einen Hinweis. Die beiden bisherigen Optionen und alle bestehenden Einstellungen bleiben unverändert.

Kartengebühr erstatten

Über die bestehende Bestell-Erstattung im Dashboard lässt sich jetzt auch die Gebühr für eine bestellte Mensakarte zurückerstatten, wahlweise als Retoure oder als Gutschrift. Der Betrag wird dem Guthabenkonto des Kindes zugeschrieben, während die Karte verknüpft und nutzbar bleibt.

Die Gebühr einer Kartenbestellung wird außerdem mit Mehrwertsteuersatz abgerechnet und erscheint entsprechend auf Rechnungen und Belegen.

Karte während des Versands geschützt

In der App lässt sich eine gerade bestellte Mensakarte erst dann wieder entfernen, wenn sie voraussichtlich zugestellt wurde. Eine sofortige Neubestellung kann damit nicht mehr fehlschlagen. Im Dashboard bleibt das Entfernen jederzeit möglich.

Sendepläne für das Kundendisplay

Termine für das Kundendisplay lassen sich jetzt auch monatlich planen, entweder an festen Tagen im Monat oder nach Position, etwa am zweiten Montag oder am letzten Werktag, und in beliebigen Intervallen wiederholen. Neu sind ganztägige Termine sowie ein Ende der Wiederholung, wahlweise nie, an einem Datum oder nach einer Anzahl von Terminen. Ein Hinweis nennt die Zeitzone, in der die eingestellten Uhrzeiten gelten.

Einmalige Termine laufen jetzt am gewählten Tag innerhalb ihres Zeitfensters statt durchgehend bis zum Enddatum. Bestehende Termine wurden so übernommen, dass sie an denselben Tagen und zu denselben Uhrzeiten laufen wie bisher.

Kleinere Verbesserungen in der App

Die Oberfläche ist zusätzlich auf Bulgarisch verfügbar. Bilder in Neuigkeiten werden unbeschnitten angezeigt und lassen sich per Klick als Vollbild vergrößern. Und die Erinnerungen vor Ablauf eines BuT-Bescheids sind entzerrt: erinnert wird 60, 30, 21, 14, 7 und einen Tag vorher, die zusätzliche Erinnerung drei Tage vorher entfällt.

Wartung statt Fehlermeldung

Steht ein Update mit größeren Datenbankänderungen an, zeigt die App für die Dauer der Arbeiten eine Wartungsseite mit voraussichtlicher Endzeit und Countdown, statt Fehlermeldungen auszugeben. Sobald die Wartung abgeschlossen ist, kehrt die App automatisch zurück.

Für Organisationen gibt es sechs neue Berichte.

Bestellungen und Mahlzeiten pro Kind

„Essensbestellungen pro Kunde“ zeigt alle Bestellungen der eigenen Kinder über alle Kantinen hinweg, mit Filter, Sortierung, Export und PDF. Der Bericht ist für alle bestehenden Einrichtungen aktiv.

„Mahlzeiten pro Kind“ ist auf den Landkreis-Nachweis zugeschnitten: eine Zeile je ausgegebener Mahlzeit, mit Ausgabedatum, Name, BuT-Kennzeichen und Bestellstatus, dazu Filter, Sortierung und Summen für Mahlzeiten und BuT-Mahlzeiten.

BuT-Status und Mensakarten im Blick

„BuT pro Kind“ listet alle Kinder mit BuT-Status und dem spätesten Gültig-bis-Datum, sortier- und filterbar. Der „Kartenbericht“ zeigt je Kind, ob eine Karte vorhanden ist. In allen Kundenlisten heißt die Spalte einheitlich „Karte“ und lässt sich nach „Karte vorhanden“ und „Keine Karte“ filtern.

Alle Kunden auf einen Blick

„Alle Kunden“ listet jedes Kind der Einrichtung, aktive und gelöschte, eine Zeile pro Kind, mit Guthaben, Allergien, Kundenmerkmalen, Dauerbestellungen je Wochentag, BuT-Frist, Kartenstatus, letztem Login und letzter Bestellung. Der Bericht steht jetzt standardmäßig für jede Einrichtung zur Verfügung und lässt sich zusätzlich nach Guthaben sortieren.

Eine Variante weist zusätzlich die E-Mail-Adressen der verknüpften Benutzer aus und ist nach Adressbestandteilen durchsuchbar. Sie wird pro Einrichtung freigeschaltet, bei Bedarf über den Betreiber-Support.

Aufladedaten selbst nachschlagen

Für Einrichtungen im Guthabenmodell: „Aufladedaten der Guthabenkonten“ zeigt Benutzer, Kind, IBAN, BIC und Verwendungszweck je Guthabenkonto. Fragen zur Aufladung und die Zuordnung eingehender Überweisungen lassen sich damit selbst beantworten. Wird pro Einrichtung freigeschaltet, bei Bedarf über den Betreiber-Support.

Bestellen, auch wenn das Guthaben nicht reicht

Pro Einrichtung lässt sich ein Kreditlimit hinterlegen. Wo eines gesetzt ist, können Kinder im Speiseplan, am Terminal und im Kiosk bis zu diesem Limit bestellen, auch wenn das Guthaben nicht ausreicht. Das gilt für Vorbestellungen und Daueraufträge genauso wie für den Direktverkauf, wo die Ware sofort ausgegeben wird. Offene Beträge werden automatisch beglichen, sobald wieder Guthaben vorhanden ist.

Standardmäßig liegt das Kreditlimit bei 0 Euro, die Funktion greift also erst, wenn sie für Ihre Einrichtung eingerichtet wurde. Genutzt wird sie vor allem im Lastschriftmodell, möglich ist sie aber auch im Guthabenmodell. Bei Bedarf wenden Sie sich an den Betreiber-Support.

Stornieren und erstatten direkt im Speiseplan

Administratoren können Bestellungen und geplante Bestellungen jetzt direkt im Speiseplan des Dashboards stornieren, nicht mehr nur über die Bestellhistorie, und auch nach Ablauf der Stornofrist. Ist die Rechnung bereits erstellt, bietet der Speiseplan stattdessen die Erstattung an. Erstatten lassen sich auch Bestellungen, deren Zahlung noch nicht ausgeführt wurde.

Die Ansicht für Eltern bleibt unverändert und zeigt weiterhin nur die Aktionen, die sie selbst ausführen dürfen.

SEPA-Lastschriftmandat in der App

Für Einrichtungen, die im Lastschriftmodell arbeiten: Eltern richten ihr SEPA-Lastschriftmandat jetzt pro Guthabenkonto selbst in der App ein, bearbeiten es und widerrufen es wieder. Im Guthabenmodell, in dem Eltern selbst aufladen, ändert sich nichts.

Die Adresse wird aus den bereits hinterlegten Daten vorausgefüllt, ohne bestehende Eingaben zu überschreiben. Dasselbe gilt beim Bestellen einer Mensakarte.

Bankverbindungen werden geprüft und vervollständigt

Bei der Eingabe einer IBAN werden BIC, Bankname und Bank-Logo automatisch ergänzt, und der Kontoinhaber wird gegen die Bankdaten geprüft. Weicht der Name ab, erscheint ein Hinweis, der das Speichern nicht blockiert. Nur ein nicht gefundenes oder geschlossenes Konto verhindert das Speichern.

Das gilt überall, wo Bankverbindungen erfasst werden, etwa bei Caterer- und Kiosk-Auszahlungen und bei SEPA-Mandaten.

Rücklastschriftgebühren

Fällt im Lastschriftmodell eine Lastschrift zurück, kann die Gebühr an den Kunden weitergegeben werden, entweder als Bankgebühr oder als eigene Bearbeitungsgebühr mit Betrag und Mehrwertsteuersatz. Ob und wie das geschieht, ist pro Einrichtung festgelegt.

Betrieb auf einem eigenen Bankkonto

Bling Mensa kann jetzt auch auf einem eigenen Bankkonto des Trägers betrieben werden. Damit steht neben dem bisherigen Modell eine zweite Variante zur Verfügung.

Wo das schon so läuft, stehen inzwischen alle Bestellwege zur Verfügung, sofort, vorbestellt und als Dauerauftrag, dazu Kioskkäufe, Pfand-Rückgabe, das Bestellen einer Mensakarte und ein eigener Transaktionsverlauf mit Zeitraumfilter bis 31 Tage.

Anwendung jetzt in 5 weiteren Sprachen

Die App und System-Meldungen sind ab sofort zusätzlich auf Türkisch, Ukrainisch, Russisch, Arabisch und Farsi verfügbar. Die Sprache lässt sich jederzeit im Sprachauswahl-Menü umschalten (Anzeige mit nativem Sprachnamen und Flagge), und auch Fehler- und Hinweismeldungen des Backends erscheinen in der gewählten Sprache.

Individuelle Bestellsperren für Kunden

Organisations-Admins können für einzelne Kunden alle Bestellungen sperren oder gezielt einzelne Produkttypen (Menülinien-, Karten- oder Kiosk-Produkte) blockieren – optional mit einem Sperrgrund, der bei der Bestellung angezeigt wird. Die Sperre greift über alle Bestellwege (App, Terminal, Kiosk).

Stabilerer Checkout am Kiosk

Wird ein liegengelassener Kiosk-Warenkorb nach längerer Pause fortgesetzt, schlägt die Bezahlung nicht mehr mit einem Fehler fehl. Der Warenkorb wird vor Ablauf automatisch zurückgesetzt und bei Bedarf eine frische Transaktion gestartet.

Auf jeder Gerichtekarte wird jetzt direkt angezeigt, welche Frist gilt: Solange ein Gericht noch nicht bestellt ist, erscheint die Bestellfrist („Bestellbar bis ...“). Nach der Bestellung wechselt die Anzeige zur Stornofrist („Stornierbar bis ...“).

Ist eine Frist bereits verstrichen, wird das klar mit Datum ausgewiesen – zum Beispiel „Bestellfrist abgelaufen am ...“ oder „Stornierungsfrist abgelaufen am ...“. So ist auf einen Blick erkennbar, ob und bis wann noch gehandelt werden kann.

Transaktionshistorie filtern & Übersicht erhalten

Der Transaktionsverlauf lässt sich jetzt nach Zeitraum (Von–Bis) filtern (max. 31 Tage). Die Übersicht zeigt dann, wie sich die Transaktionen in diesem Zeitraum zusammensetzen.

Sichtbarkeit von Menülinien konfigurieren

Es ist nun möglich, die Sichtbarkeit von Menülinien zu konfigurieren:

1. Auf Kantinen-Produkt-Ebene definieren, ob es im Terminal und/oder der App sichtbar ist.
2. Über Sperrregeln definieren, welche Kunden Menülinien nicht sehen können.

Bestellen ohne Kantinenkarte

Organisations-Admins können nun selbst dann Bestellungen für Kunden platzieren, wenn der Kunde noch keine Kantinenkarte hat.

Gelöschte Kunden weiterhin anzeigen

Organisationen sehen jetzt auch gelöschte Kunden und können nachträglich noch Essen von gelöschten Kunden stornieren.

Automatische Rückerstattung von zukünftigen Essen beim Löschen von Kunden

Beim Löschen eines Kunden werden alle zukünftigen Bestellungen automatisch storniert und erstattet.

Schnellere Ladezeiten und stabilere Abläufe

Im Hintergrund wurden technische Verbesserungen vorgenommen, die die Ladezeiten der App verkürzen und die Stabilität bei gleichzeitigen Zugriffen erhöhen.

Mit diesem Update bekommt Bling Mensa eine ganze Reihe neuer Features und Verbesserungen — vom optionalen Kunden-Display am Terminal bis zu erweiterten Reports und einer flüssigeren Bedienung im Kiosk.

Neues Kunden-Display am Terminal

Das Terminal kann jetzt um ein zweites Display für Kunden erweitert werden. Es zeigt Kindern und Eltern direkt am Ausgabeort, was gerade passiert: ob die Karte erkannt wurde, ob ein Vorgang verarbeitet wird und ob Bezahlung, Kiosk-Verkauf oder Essensausgabe erfolgreich abgeschlossen wurden. Das sorgt für mehr Transparenz auf Kundenseite und entlastet das Personal, weil Rückfragen direkt am Display beantwortet werden.

Die Inhalte fürs Kunden-Display lassen sich im Dashboard selbst pflegen: Bilder, Videos, PDFs und Webseiten hochladen, zu Playlists zusammenstellen, zeitlich planen und einzelnen Terminals zuordnen. Damit wird das Display zur Kommunikationsfläche direkt am Verkaufsort — Speisepläne, Tagesangebote, Hinweise zu Abläufen oder Aktionen lassen sich zentral vorbereiten, statt vor Ort einzeln zu erklären oder auszuhängen.

Erweiterungen im Kiosk

Eigene Produktbilder — auf Wunsch als Icon: Kiosk-Produkte können jetzt mit eigenen Bildern dargestellt werden. Beim Anlegen oder Bearbeiten lässt sich ein Bild hochladen, zuschneiden und später anpassen. Wer eine einheitliche Optik möchte, kann das Bild direkt in ein Icon im Bling-Stil umwandeln lassen — passend zur bestehenden Bildwelt. So bleibt der Kiosk auch bei vielen Produkten visuell konsistent, statt aus gemischten Fotos und Platzhaltern zu bestehen.

Schnellere Produktsuche: Die Produktauswahl im Kiosk hat eine tippfehler-tolerante Suche bekommen, die Schreibfehler, Umlaute und ähnliche Schreibweisen berücksichtigt. Statt durch mehrere Produktseiten zu blättern, finden Kassierkräfte Artikel direkt — besonders hilfreich bei großen Sortimenten und im hektischen Pausenverkauf.

Farbliche Produktgruppen: Produktgruppen lassen sich farblich unterscheiden, damit Artikel auf dem Terminal schneller wiedergefunden werden. Das hilft bei breiteren Sortimenten und macht die Kiosk-Oberfläche leichter erfassbar.

Verbesserungen am Terminal

Spürbares haptisches Feedback: Das Terminal gibt jetzt bei wichtigen Aktionen ein kurzes haptisches Feedback. Beim Tippen, Scannen, Verkaufen, Erstatten oder Wechseln von Ansichten fühlt sich die Bedienung direkter an — Kassierkräfte merken sofort, ob eine Aktion angekommen ist.

Tagesübersicht am Kantinen-Terminal: Unter dem Scan-Bereich ist jetzt sichtbar, wie viele Essen bereits ausgegeben, wie viele noch offen und wie viele insgesamt für heute bestellt sind. Die Zahlen aktualisieren sich automatisch nach Scans und im Hintergrund — das Ausgabeteam behält während der Stoßzeiten leichter den Überblick.

Bessere Berichte und klarere Dauerbestellungen

Erweiterte Berichte für Kantinen: Der Kantinenbericht wurde in zwei übersichtlichere Ansichten aufgeteilt — eine Auswertung nach Kindern und eine nach Menülinien. So lässt sich schneller erkennen, welche Essen für wen vorgesehen sind und welche Menülinien besonders relevant sind. Für ausgewählte Berichte steht zusätzlich ein Excel-Export zur Verfügung.

Dauerbestellungen ohne Guthaben: Wenn eine Dauerbestellung wegen zu geringem Guthaben nicht ausgeführt werden kann, wird sie jetzt direkt als fehlgeschlagen markiert und es wird eine Benachrichtigung verschickt. Eltern erfahren dadurch schneller, dass Handlungsbedarf besteht.

Das Reporting-Dashboard für Caterer wurde deutlich ausgebaut. Neben der tagesgenauen Bestellübersicht gibt es jetzt eine zweite Auswertung: die Bestellübersicht für einen frei wählbaren Datumsbereich. Damit lässt sich auf einen Blick sehen, wie viele Mahlzeiten je Menülinie in einem beliebigen Zeitraum bestellt wurden — und welchen Gesamtbetrag das ergibt.

Drei Filter machen die Auswertung präzise:

1. Zeitraum — frei wählbares Start- und Enddatum
2. Kantine — eine oder mehrere Kantinen auswählen
3. Zahlungsart — getrennte Auswertung nach regulär bezahlten Bestellungen und BuT-geförderten Bestellungen

Solange Bestellungen noch stornierbar sind, werden Zahlen als „vorläufig" markiert — so ist immer klar, ob eine Auswertung bereits final ist. Alle Berichte lassen sich als CSV, Excel (.xlsx) oder PDF herunterladen.

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Der Kassiervorgang im Kiosk ist jetzt schneller: Nach einer erfolgreichen Zahlung schließt sich der Vorgang automatisch – Kassierkräfte müssen nicht mehr extra auf „Schließen" tippen, um den nächsten Kunden zu bedienen.

Das spart Zeit bei jedem einzelnen Kauf und macht den Betrieb in der Pause deutlich flüssiger.

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Mit dem neuen Kiosk-Modul können Schulen und Kantinen Snacks, Getränke und weitere Artikel direkt am Terminal verkaufen – ganz ohne separates Kassensystem.

Kinder bezahlen mit ihrer Bling Mensakarte, das Guthaben wird in Echtzeit abgebucht. Der Kiosk lässt sich pro Schule unabhängig vom Mittagessen freischalten und ist vollständig TSE-konform.

Das Modul ist nicht auf den klassischen Pausenkiosk beschränkt: Überall dort, wo Schüler direkt etwas kaufen – ob Snacks, Getränke oder Lehrmaterialien im Sekretariat – lässt sich der Kauf einfach über Bling abwickeln. Jede Verkaufsstelle in der Schule kann damit bargeldlos und unkompliziert betrieben werden.

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Ab sofort werden Preise direkt im Speiseplan angezeigt. Eltern und Kinder sehen beim Bestellen auf einen Blick, was eine Mahlzeit kostet – und können den Preis aufklappen, um die Zusammensetzung zu sehen (z. B. ob ein BuT-Rabatt angewendet wurde).

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Mit dem neuen Spontanverkauf können Kantinen Essen auch ohne vorherige Bestellung ausgeben. Ideal für spontane Gäste oder wenn ein Kind die Bestellung vergessen hat. Die Funktion wird pro Kantine in der Bling-Mensa-Verwaltung freigeschaltet.

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In der Bling-Mensa-Verwaltung gibt es folgende Anpassungen:

1. Klasse/Gruppe: Pro Einrichtung kann eingestellt werden, ob beim Anlegen von Kindern die Klasse oder Gruppe abgefragt wird – optional, verpflichtend oder ausgeblendet. Die Bezeichnung lautet einheitlich „Klasse/Gruppe“.
2. Kundenverwaltung: Kunden können bei Bedarf gelöscht werden, auch wenn bereits Bestellungen existieren.
3. E-Mail-Benachrichtigungen: Neue automatische E-Mails für Eltern und Caterer – z. B. Erinnerung an BuT-Bescheid, Ende einer Dauerbestellung, Hinweis bei fehlgeschlagener Dauerbestellung, BuT-Abrechnung, Auszahlung an Caterer, Kartenbestellung bestätigt, Aufladung eingegangen.

Zwei neue Berichtsfunktionen in der Bling-Mensa-Verwaltung:

BuT-Abrechnungen

Caterer können unter Caterer → Berichte → BuT-Reports Abrechnungen pro BuT-Stelle erstellen und als übersichtliche Excel-Datei herunterladen. Jede Bestellung fließt nur einmal in die Abrechnung ein – Doppelabrechnungen werden automatisch vermieden. Frühere Abrechnungen lassen sich jederzeit erneut abrufen.

Kantinen-Report

Kantinen steht ein neuer Auswertungsbericht zur Verfügung. Damit lassen sich Bestellungen und Ausgaben übersichtlich auswerten – ideal für die interne Dokumentation und Planung.

Die Übersicht der Dauerbestellungen wurde verbessert. Eltern und Schulen sehen jetzt auf einen Blick:

• Wann der nächste Ausgabetag ist
• Wann die zugehörige Bestellung automatisch angelegt wird

Außerdem werden Dauerbestellungen jetzt auch vor dem konfigurierten Starttermin ausgeführt, sobald das Ausgabedatum erreicht ist. So erhalten die Kinder ihr Essen wie geplant – ohne Verzögerung.

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Zwei wichtige Neuerungen für Eltern und Schulen:

Bling Card bestellen

Die Bling Card kann ab sofort direkt über die App bestellt werden. Die Karte wird innerhalb von 5–7 Werktagen per Post zugestellt. Damit können Kinder ihr Essen in der Kantine einfach per Karte abholen – schnell und ohne Zettelwirtschaft.

Wer bereits eine Bling Taschengeldkarte besitzt, kann diese auch als Mensakarte nutzen und muss keine neue bestellen.

Unverträglichkeiten & Allergene

Schulen können jetzt für jedes Kind Unverträglichkeiten und Allergene hinterlegen. Diese werden bei der Essensausgabe am Terminal angezeigt, damit die Ausgabekräfte sofort Bescheid wissen. Auch in den Bestellübersichten für Kantinen und Caterer sind die Allergene sichtbar.

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Schulen richten Dauerbestellungen ein, sodass Pflichtessen automatisch gebucht wird – Eltern müssen nicht jede Woche selbst daran denken. Wer möchte, kann zusätzlich einzelne Mahlzeiten flexibel dazubuchen.

Die ersten Ausgabetermine und Bestellfristen wurden gemeinsam mit den Schulen festgelegt.

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